Ansøgningsfristen er passeret og der er lukket for at indsende flere ansøgninger. Nu går behandlingen af ansøgningerne i gang.
VELUX FONDEN
Der åbnes for ny ansøgningsrunde i uge 19.
Partnerskabsaftale mellem Velux Fonden og SLA
Frivillige aktive ældre på lokal- og stadsarkiver
Vejledning til ansøgningsprocessen
Ansøgningsfrist er den 12. juni 2023
- Der er godt 621.000 kr. i puljen
Formål og opgave
VELUX FONDENS partnerskabsaftale med SLA har til formål at fremme og understøtte frivillige og aktive ældres aktiviteter på de godt 540 lokal- og stadsarkiver, der er tilsluttet SLA, og de ca. 50 stads- og lokalarkiver, som er tilsluttet Organisationen Danske Arkiver (ODA), og herigennem de frivilliges indsats for at indsamle, registrere, bevare og formidle dansk lokalhistorie og dermed gøre denne historie tilgængelig og interessant for ældre som unge i lokalsamfundet.
Det er SLA’s opgave at modtage ansøgninger til den af VELUX FONDEN afsatte pulje og at foretage indstilling om tildeling af tilskud (eller afslag) til fonden. Herefter vil SLA stå for at udbetale de tildelte midler til de ansøgende arkiver, og SLA vil slutteligt stå for at følge op på slutrapporteringer på de af arkiverne udførte projekter, som senere vil blive brugt til en samlet evaluering. Bevillingsmodtagerne er forpligtet til at afrapportere skriftligt med tilhørende regnskabsbilag ved afslutningen af projektperioden til SLA, og de enkelte rapporter anvendes til en samlet evaluering fra SLA til VELUX FONDEN. I forbindelse med afholdelse af kurser gøres arkiverne specifikt opmærksomme på, at SLA skal modtage en komplet deltagerliste umiddelbart efter det enkelte kursus’ afholdelse.
Fra SLA’s side er vi meget taknemmelige for det fortsatte partnerskab med VELUX FONDEN og for fondens fortsatte støtte til udvalgte projekter inden for arkivverdenen. Denne aftale indebærer, at det ikke er muligt for enkeltarkiver at få mindre enkeltansøgninger behandlet af VELUX FONDEN, så længe partnerskabsaftalen løber. Det håber vi, arkiverne har forståelse for.
Hvem kan ansøge?
- Arkivsamvirker / Arkivsamråd
- Arkiver i samarbejde (mindst tre arkiver)
- Arkiver på tværs af kommunegrænser
NB: Ét arkiv kan ikke søge alene uanset formål.
Alle ordinære medlemmer af SLA kan søge om penge fra Velux Fonden. Ansøgere skal være arkiver i samarbejde: et samarbejde mellem flere arkiver, f.eks. (gamle amts-)kredse, arkivsamvirker, arkivsamråd eller en anden form for arkivsamarbejde, i hvis regi aktiviteten skal foregå. Men vi accepterer også gerne samarbejder mellem arkiver på tværs af kommunegrænser. Det vil blive betragtet som positivt, når arkiverne gennem deres ansøgninger viser, at de ønsker at arbejde sammen om projekter med et større perspektiv. Jo flere arkiver, der står bag en ansøgning, jo større chance vil den have ved prioriteringen mellem de indkomne ansøgninger.
Hvis et arkiv har svært ved at finde samarbejdspartnere til et projekt, som arkivet godt kunne tænke sig at gennemføre, så kontakt Lars Froberg Mortensen på SLA’s sekretariat på mailadressen . Så vil sekretariatet forsøge at skabe kontakt til andre arkiver i landet, således at projektet kan få flere arkiver involveret og dermed opfylde kravene.
NB: Et arkivsamvirke kan kun ansøge på alle arkivers vegne og ikke kun for nogle få arkiver i samvirket.
Bevilling
Bevilling gives til dækning af udgifter forbundet med aktiviteter af almennyttig karakter inden for følgende områder:
1.Fællesindkøb af udstyr/maskiner til fælles brug i arkiverne i et eller flere arkivsamvirker
Hermed menes udstyr til arkivernes digitalisering af strategisk vigtigt materiale, større billed- og filmsamlinger og den tilknyttede registrering og tilgængeliggørelse af det digitaliserede materiale.
Ansøgninger, der bygger på en behovsanalyse i et arkivsamvirke, kredse af arkiver m.m. vil nyde særlig fremme. Der kan f.eks. i ansøgerkredsen laves en opgørelse af, hvilke af arkivernes samlinger der i særlig grad trænger til digitalisering (f.eks. hvis der er tale om hurtigt nedbrydeligt materiale), og hvor store disse samlinger er. Dette kan så sammenholdes med, hvilken digital ’maskinpark’ medlemmerne af samvirket allerede har på deres lokale arkiver. Herefter kan man se, hvilket udstyr arkiverne inden for arkivsamvirket i særlig grad mangler, og derefter kan arkivsamvirket lave en ansøgning med baggrund i det opgjorte fælles behov, og sådan at det ansøgte udstyr kan gå på skift mellem arkiverne. Grundlæggende handler det om, at de ansøgte midler skal nyttiggøres så meget som muligt. SLA’s sekretariat står til rådighed med oplysninger om, hvor sådanne analyser tidligere har været lavet.
- Udvikling af digitale formidlingsformer
Et eksempel på en digital formidlingsform i samarbejde mellem flere arkiver er udvikling af podcast med lokalhistorisk indhold, hvor flere arkiver går sammen om at fortælle gode historier fra deres lokalområder, med bund i de ting, de har liggende på hylderne. Podcasten kan have fokus på en bestemt tidsperiode, eller et bestemt emne, der spreder sig over et stort område med flere arkiver, eller et tema, der har betydning for netop de områder, arkiverne dækker. Det kan også være podcast, som er udviklet til bestemte målgrupper, fx fortælletimer på plejehjem, undervisning i folkeskolerne – eller caféeftermiddage på arkivet. Og der vil både kunne søges om midler til udstyr til fremstilling af podcast og til nødvendig oplæring af arkivernes frivillige i at optage og redigere podcast.
3. Afholdelse af kurser inden for kredse eller arkivsamvirker, herunder kurser inden for rammerne af SLA’s moduludannelse, kurser i Arkibas o.lign. (Enkeltpersoner kan ikke søge om dækning af kursusaktivitet)
Se gerne SLA’s kursuskalender på SLA’s hjemmeside eller kontakt SLA’s sekretariat for at høre nærmere om, hvordan I selv kan arrangere kurser og søge midler hertil.
De her nævnte eksempler er absolut kun vejledende. En liste over nogle ideer til ansøgninger er offentliggjort i OmSLAget 2023-1, der kan ses på SLA’s hjemmeside- Listen kan ligeledes ses under denne vejledning.
VELUX FONDEN og SLA opfordrer de ansøgende arkiver til at lave større ansøgninger til strategisk vigtige projekter. Derfor er det blevet besluttet, at der nu kan søges om op til 125.000 kr. pr. projekt, mens der er sat en minimumsgrænse for ansøgninger på minimum 10.000 kr. pr. projekt. For ODA-arkiver gælder det, at de som minimum skal samarbejde med to eller flere SLA-arkiver, før en ansøgning vil komme til vurdering. Bevillinger fra den her udbudte pulje kan suppleres med egenfinansiering fra ansøgerarkiverne og/eller finansiering fra anden side.
Vurderingen af de enkelte ansøgninger foretages af et udvalg, der består af tre repræsentanter fra SLA og en repræsentant fra ODA. I tilfælde af ansøgninger fra kommuner, som de udpegede udvalgsmedlemmer selv har relation til, vil de pågældende ansøgninger i stedet blive vurderet af andre repræsentanter for SLA og ODA for at sikre mod inhabilitet.
Det bevilgede tilskud udbetales direkte fra SLA efter anmodning. Som hovedregel skal aktiviteten være gennemført eller indkøbet foretaget, før udbetalingen kan finde sted, men i særlige tilfælde vil der være mulighed for udbetaling af mindre à conto-beløb efter en klar argumentation fra arkiverne. Ved køb af digitaliseringsudstyr i forbindelse med et større projekt – og i andre lignende tilfælde – kan rateudbetaling ske, så arkiverne ikke skal lægge penge ud i længere tid, uanset om det samlede projekt er afsluttet eller ej.
Der kræves et CVR-nr. for at kunne ansøge om midler. Har arkivet ikke et CVR-nr., så læs vejledningen her, om hvordan man opretter en frivillig forening og får et CVR-nr.: www.arkiwiki.dk/cvr-nemid-e-boks.
Ansøgerne og hovedparten af de personer, der søges om penge til, eller som skal på kursus, skal være over 67 år, have forladt arbejdsmarkedet (være pensionist, førtidspensionist eller på efterløn) og fortrinsvis være bosiddende i Danmark.
Det er et krav, at bevillingsmodtagere laver en afrapportering, som skal indsendes til SLA umiddelbart efter det ansøgte projekts afslutningsdato. SLA vil dele disse afrapporteringer med VELUX FONDEN. SLA og VELUX FONDEN kan frit publicere afrapporteringerne eller dele heraf på sine hjemmesider og for SLA’s vedkommende evt. i OmSLAget for at skabe opmærksomhed omkring samarbejdet mellem VELUX FONDEN, arkiverne og de frivillige aktive ældre.
En afrapportering skal indeholde følgende punkter:
- En skriftlig beretning om det udførte projekt / den udførte aktivitet, som indeholder:
– Billedmæssig dokumentation af de udførte projekter
– En aktuel liste over de deltagende ældre over 67 år
– Et regnskab, der gør rede for brugen af de tildelte midler.
Alle disse informationer er med til at sikre, at de bevilgede midler fra VELUX FONDEN anvendes til det godkendte formål.
Der gives normalt ikke støtte til følgende formål:
- Mindre IT-anskaffelser (f.eks. enkelte computere eller mindre scannere)
- Løn til aktive ældre eller projektansvarlige på de ansøgte projekter
- Projekter udelukkende til gavn for ansøger selv (f.eks. personligt udstyr)
- Udgifter, som er afholdt inden ansøgningsfristens udløb
- Aktiviteter, der betragtes som driftsopgaver for en kommune eller ansøger selv (f.eks. inventar til almindelige kontormiljøer, nye lokaler, bygningsændringer eller borde og stole)
- Fortæring ved arrangementer i forbindelse med projektgennemførelsen.
Hvis der bliver behov for at prioritere mellem indkomne ansøgninger, vil vurderingsudvalgets indstilling være sådan, at de afsatte midler alt andet lige ønskes spredt bedst muligt ud i medlemskredsen både tematisk og geografisk. Det kan betyde, at et arkiv eller et samarbejde mellem flere arkiver, der har fået tildelt midler i én ansøgningsrunde, ikke indstilles til midler i en eventuelt følgende runde. Der vil samtidig blive lagt vægt på ansøgningernes størrelse og antallet af deltagende arkiver i forhold til vurderingen af den enkelte ansøgning. Vi opfordrer dog alle arkiver (i samarbejde!) til at søge midler, selv om et eller flere af arkiverne skulle have modtaget støtte fra VELUX FONDEN tidligere.
- Der vil ikke blive givet støtte til påbegyndte eller allerede færdiggjorte projekter
Aktive ældre, der ønsker at udgive bøger, henvises til at søge VELUX FONDEN direkte.
Skabeloner og ansøgningsproces
Ansøgning om midler fra VELUX FONDEN gennem samarbejdet med SLA skal foregå gennem SLA’s hjemmeside, hvor stamoplysninger skal indtastes, og relevante bilag skal uploades. Da der er en vis behandlingstid på ansøgningerne, er det vigtigt, at ansøgte projekter og aktiviteter ligger et stykke ude i fremtiden, så vi ikke risikerer, at aktiviteter sættes i gang, før eventuelle midler er bevilget. Der skal anvendes en række skabeloner, som kan hentes ned fra SLA’s hjemmeside. De relevante skabeloner, som skal udfyldes, skal rumme følgende oplysninger:
Ansøgning
- Ansøgende arkiv(er) med tilhørende arkivnumre
- Kontaktoplysninger (kontaktpersoner, adresser, e-mails, telefonnumre)
- Projektnavn
- Projektbeskrivelse (kan evt. vedlægges som ekstra bilag til ansøgningen)
- Budget (kan evt. vedlægges som ekstra bilag til ansøgningen)
- Oplysninger om bankkonto – og CVR-nummer for mindst et af de ansøgende arkiver
- Fysiske underskrifter med kuglepen fra projektansvarlig og tegningsberettiget
Deltagerliste – navneliste
- Navne
- Fødselsår
- Erhvervsstatus – (er de forskellige deltagere erhvervsaktive, pensionerede, på efterløn el.lign.?)
Samtykke om behandling af persondata
- Afkrydses og underskrives
Afrapportering (skal først indleveres efter projektets afslutningsdato)
Afrapporteringen skal indeholde:
- Skriftlig afrapportering af projektet
- Regnskab for afholdte aktiviteter
- Billedmæssig dokumentation af projektet
SLA’s sekretariat vil stå klar til at vejlede de ansøgende arkiver om de administrative krav og udfyldelsen af de relevante skabeloner. Det vil ikke være muligt at søge om adgang til VELUX FONDENS midler pr. post eller mail til SLA; det er kun gennem hjemmesiden, at det vil være muligt at søge.
Der kan ansøges om midler til afholdelse af kurser, hvor ansøgningen må dække udgifter til underviser (løn, kørsel og undervisers fortæring) samt evt. lokaleleje.
Der gives ikke tilskud til kursisters fortæring ved eller transport til selvarrangerede kurser.
SLA vil gerne understrege, at de ovenstående eksempler blot er ideer til, hvad man kan ansøge om, altså en slags inspiration.
Behandling af persondata
Da ansøgningerne inden for rammerne af denne partnerskabsaftale vil blive behandlet elektronisk, bedes hovedansøger (den projektansvarlige jf. ansøgningen) læse det relevante bilag, Oplysning til medansøgere om VELUX FONDENS Behandling af personoplysninger – Aktive Ældre, som kan findes på SLA’s hjemmeside. Hovedansøger bedes samtidig orientere medansøgerne om det nævnte bilag – og samtidig underskrive den vedhæftede samtykkeerklæring (efter de nødvendige afkrydsninger).
Vejledning og spørgsmål
Har I spørgsmål til den administrative del af ansøgningsprocessen, kan I kontakte Berit Brorly på SLA’s sekretariat på mail
eller på telefon 7584 0898.
Har I spørgsmål til det faglige indhold i eventuelle projekter eller mangler sparring, kan I kontakte Lars Froberg Mortensen på SLA’s sekretariat på mail eller på telefon 7584 0898.
Har I spørgsmål til anskaffelse af teknisk udstyr, kan I kontakte Timm Frank på Odense Stadsarkiv på mail , som så vil svare jer på e-mail eller på telefon.
Her er der så nogle konkrete ideer til ansøgninger, der vil falde inden for rammerne i denne runde:
- Et eller flere arkivsamvirker går sammen om at undersøge, hvilke materialer arkiverne i særliggrad mangler at digitalisere, måske fordi der er tale om ting, som hvert enkelt arkiv ikke har frygteligt meget af – det kunne være kassettebånd, spolebånd, dias, film og meget andet. Samtidig undersøger man, hvilket udstyr man har, og hvad man så mangler – og i ansøgningen kan der så søges om midler til udstyr, som arkivsamvirket indkøber i fællesskab. En nærmere beskrivelse af dette kan rekvireres hos sekretariatet.
- Hvis man i stedet ønsker at satse på én form forudstyr, kan det f.eks. være til digital fotografering eller scanning af protokoller (store formater). Det kan gøres på flere forskellige måder, og der er enorm spredning i, hvad det koster med de forskellige løsninger. Men også her er hovedsagen, at så mange arkiver som muligt er med i ansøgningenog har gjort sig klart, hvad man først og fremmest vil digitalisere. På den måde sikres vore samlinger bedre, og de bliver samtidig lettere tilgængelige.
- Rigtig mange billeder blev i 1900-tallets anden halvdel taget med kameraer med negativer i formatet 24×36 mm. Det blev i stort omfang anvendt både af professionelle fotografer og i private fotoapparater, og derfor er der på mange arkiver mange af den slags negativer. Måske skulle man så overveje, om det er tiden for et eller flere arkivsamvirker at søge om tilskud til en strimmelscanner, der kan gøre det muligt for de aktive ældre frivillige at scanne mange flere negativer end før. Noget sådant kan I læse mere om i OmSLAget 2020, nr. 2 (ligger også på SLA’s hjemmeside). Et tilsvarende projekt kunne handle om udstyr, der var målrettet scanning af glaspladenegativer.
- Arkivsamvirker opfordres også til – meget gerne sammen med nabo-arkivsamvirker – at søge om tilskud til kurser. Sekretariatet oplyser nærmere om dette, men det afgørende er her, at det sandsynliggøres, at der vil være mange aktive ældre frivillige, som vil deltage i kurserne. Med hjælp fra sekretariatet er det bestemt en overkommelig opgave at arrangere kurserne, men husk, at vi også på dette område gerne vil sikre, at en eventuel bevilling kommer så mange som muligt til gode. Ved et samarbejde mellem arkivsamvirker kan det måske betyde, at man skal køre 30-40 kilometer til det fælles kursussted, men så udnyttes ressourcerne også bedre.
