Arkibas tilbyder forskellige licenstyper afhængig af arkivtype. Licensen faktureres i første kvartal for et år ad gangen.
Arkiver, der kan optages i SLA, som et ordinært arkiv, har mulighed for at blive dækket af en kommunelicens. Licensen består af et grundgebyr og et indbyggergebyr. Arkiver, der ikke er medlem af SLA, skal derudover også betale et associeringsgebyr.
Kommunelicensen tegnes typisk for hele kommunen med mindre andet aftales med Arkibas. Hvis der er tegnet en kommunelicens, kan alle ordinære arkiver i den pågældende kommune optages under denne ene licens. Der betales indbyggergebyr for antallet af indbyggere i kommunen på baggrund af 4. kvartals tal fra Danmarks Statistik.
Foreninger og institutioner, som kan optages i SLA som ekstraordinært medlem, kan tegne en enkeltlicens.
Alle virksomheder kan tegne en virksomhedslicens. Prisen afhænger af antallet af medarbejdere.
Kommunelicens: 2019
Grundgebyr ved et arkiv kr. 3.080,50
Grundgebyr ved flere arkiver kr. 6.161
Indbyggergebyr kr. 0,1645
Assioceringsgebyr kr. 1.539
Enkeltlicens:
kr. 4.266
Virksomhedslicens:
Under 1.000 medarbejdere kr. 5.332
Over 1.000 medarbejdere kr. 12.797
Konsulenttimer:
Udført af Arkibas kr. 500
Udført af Ditmer (udviklingsfirma) kr. 1.095

Alle priser er ekskl. moms

Generelle vilkår

Licens
Licensen giver licenstager ret til at benytte registreringsprogrammet Arkibas og formidlingsplatformen arkiv.dk. Med i licensen følger 100 GB lagerplads til opbevaring af filer.

Arkibas søger for drift, overvågning og backup af centrale servere.

Med i licensen følger også gratis adgang til support, som kan klares inden for 5-10 min. pr. mail eller telefon.
Opgaver, som arkiverne ønsker løst, og som ligger udover den medfølgende gratis support, faktureres til den enhver tid gældende takst. Priserne kan findes på vores hjemmeside.

VISDA (tidligere Copydan Billeder)
Udover licensen betales der et beløb til VISDA for de billeder, som vises offentligt på arkiv.dk. VISDA-gebyret faktureres sammen med Arkibaslicensen og dækker billeder på arkiv.dk i det forgangne år. Se de gældende priser på vores hjemmeside.

Opbevaring af filer
Med i licensen følger 100 GB til opbevaring af filer. Forbrug udover 100 GB faktureres pt. ikke, men det kan blive aktuelt, når flere arkiver begynder at udnytte deres kapacitet fuldt ud. Arkibas vil i god tid varsle, hvis vi begynder at fakturere forbrug udover 100 GB. Pt. er kostprisen på opbevaring 13 øre pr. GB pr. måned.

Support
Med i licensen følger gratis adgang til support, som kan klares inden for 5-10 min. pr. mail eller telefon. Se kontaktoplysninger og åbningstider under menupunktet support eller på forsiden af Arkibas.

Betaling af licensafgift
Licensafgiften faktureres ved levering af programmerne. Betaling skal ske senest 14 dage efter fakturadato.

Licensafgiften reguleres hvert år den 1. januar.

Opsigelse
Licensaftalen gælder for et kalenderår ad gangen, og forlænges automatisk for det næste kalenderår, medmindre licenstager opsiger aftalen.

Hvis licenstager ønsker at opsige aftalen, skal dette meddeles skriftligt til Arkibas senest den 30. november til udgangen af kalenderåret.

Når en licensaftale er opsagt, slettes alle data, som licenstager har indtastet i systemet, senest 30 dage efter licensaftalens udløb. Der kan dog gå op til to måneder inden data er slettet fra alle backups.

Licenstager kan inden licensperiodens udløb selv trække alle data ud af systemet i XML-format, eller Arkibas kan være behjælpelig med det mod betaling. Arkibas kan også være behjælpelig med udtræk i andre formater mod betaling.

Backup
Det er ikke muligt at slette data i Arkibas, med mindre man opsiger sit abonnement (hard delete). Alt data, som markeres som slettet ligger fortsat i systemet, men til dels skjult for brugeren (soft delete). Dermed kan alle data hurtigt reetableres. Skulle det pga. utilsigtede omstændigheder alligevel ske, at data bliver slettet, så laves der dagligt backup af alle data i systemet, som gemmes i 14 dage.

Oppetid og responstid
Arkibas og arkiv.dk er som udgangspunkt tilgængelig hele døgnet, året rundt. Der kan dog forekomme kortere perioder, hvor systemerne er nede grundet planlagt vedligehold.
Planlagt vedligehold annonceres altid på forsiden af Arkibas og i nyhedsbreve, og nedetid vil som udgangspunkt blive lagt uden for normal arbejdstid. Typisk varer en nedetid 5-10 minutter.

I tilfælde af driftsafbrydelser, så vil vi så vidt muligt være i gang med fejlrettelser inden for 60 minutter.

Fjernelse af materiale
Arkibas kan fjerne materiale fra Arkibas og arkiv.dk, såfremt Arkibas vurderer, at der kan være tale om overtrædelse af tredjemandsrettigheder, materialet er af krænkende karakter, materialet bryder gældende lovgivning mv..

Kontrakt og databehandleraftale
I forbindelse med tegning af abonnement på Arkibas, vil der blive udsendt en licensaftale og en databehandleraftale, som bedes udfyldt og underskrevet. Licensaftale og databehandleraftale returneres herefter til Arkibas.

I de kommuner, hvor flere arkiver kører under én kommunelicens, er alle arkiver dækket af den samme licensaftale. Det påhviler licensholderen at informere samtlige arkiver under en kommunelicens om licensaftalens vilkår.
Alle arkiver skal udfylde og underskrive en databehandleraftale. Det gælder også fir alle de arkiver, som kører under én kommunelicens og én licensaftale.

Vi opfordrer arkiverne som dataansvarlig til at vurdere, om arkivernes anvendelse af programmerne og indlæsning af data kræver samtykke og godkendelse fra privatpersoner og/eller offentlige myndigheder (herunder Datatilsynet).

De generelle vilkår er senest opdateret den 28. januar 2019