Vedtægter for Sammenslutningen af Lokalarkiver

 

§1. Navn

Foreningens navn er Sammenslutningen af Lokalarkiver, herefter kaldet SLA.

§ 2. Formål

Stk. 1

SLA’s formål er at understøtte medlemmernes bestræbelser for at indsamle. bevare, forske i og formidle den arkivalske kulturarv, såvel af privat som offentlig oprindelse.

Stk. 2

SLA skal arbejde for at styrke arkivernes kulturpolitiske placering samt fremme arkivernes fortsatte faglige udvikling og kompetence.

Stk. 3

SLA arbejder for, at der i hver kommune findes et offentligt arkiv i arkivlovens forstand.

Stk. 4

SLA arbejder for, at der i hver kommune findes et arkivsamvirke for så vidt der findes mere end et lokalarkiv i kommunen.

Stk. 5

Formålet søges bl.a. opnået ved:

• at repræsentere medlemmerne i arkivpolitiske spørgsmål samt over for myndigheder i alle principielle og praktiske spørgsmål
• at samarbejde med andre organisationer og institutioner med beslægtede arbejds- og interesseområder, herunder det statslige arkivvæsen og udenlandske organisationer
• at videreudvikle arkiver som aktive institutioner i samfundet, påvirke den politiske debat og fremme arkivernes interesser i forhold til offentlige myndigheder
• at udvikle fælles registreringssystemer samt arrangere fælles faglige kurser og konferencer
• gennem ejerskab af Arkibas ApS at tilvejebringe et fælles edb-baseret registreringssystem.

 

§3. Medlemmer

Stk. 1

Som ordinære medlemmer optages offentligt tilgængelige arkiver og samlinger med arkivalsk og andet dokumentationsmateriale vedrørende et specifikt geografisk område, og som opfylder de i bilag 1 opstillede minimumskrav til arkivdrift.

Stk. 2

Som ekstraordinære medlemmer kan optages andre typer arkiver, institutioner og samlinger, der arbejder med indsamling og formidling af materiale af historisk interesse.

Ekstraordinære medlemmer betaler klasse 1-kontingent (jfr. bilag 2) og har samme rettigheder og adgang til de tjenesteydelser, organisationen leverer, som de ordinære medlemmer. Ekstraordinære medlemmer har ikke stemmeret.

Stk. 3

Ansøgning om såvel ordinært som ekstraordinært medlemskab behandles af SLA’s styrelse efter samråd med relevante parter (kredse og/eller arkivsamvirker). Afgørelser vedrørende medlemsoptagelser kan indankes til generalforsamlingens afgørelse

Stk. 4 

Udmeldelse finder sted skriftligt til SLA’s formand med to måneders varsel til regnskabsårets udgang.

Stk. 5

Et medlem, som handler til skade for SLA, kan efter beslutning i styrelsen og efter forudgående skriftlig begrundelse og advarsel ekskluderes. Eksklusionen kan, med opsættende virkning, inden 30 dage ankes til afgørelse på den førstkommende generalforsamling.

Stk. 6

Et medlem, der ikke opfylder minimumskravene til arkivdrift, kan efter beslutning i styrelsen og efter forudgående skriftlig begrundelse og advarsel eksktuderes med virkning fra følgende regnskabsår.

Stk. 7

Medlemmer, der trods påkrav ikke betaler forfaldent kontingent, slettes som medlem uden videre fra det pågældende regnskabsårs udløb. Eksklusion eller slettelse på grund af kontingentrestance fritager ikke for kontingentforpligtelse i det regnskabsår, i hvilket eksklusionen finder sted.

 

§4. Organisation og regnskab

Stk. 1

SLA ledes af en styrelse på syv personer, som vælges for to år ad gangen. Heraf vælges de fire i ulige år, de tre i lige år.

Der vælges to suppleanter, en 1. suppleant og en 2. suppleant, som begge er på valg hvert år. Suppleanterne kan inviteres til at deltage i styrelsesmøder uden stemmeret. SKA’s formand deltager i SLA’s styrelsesmøder.

Stk. 2

Styrelsen konstituerer sig med formand, næstformand samt evt. en kasserer.Såfremt intet styrelsesmedlem ønsker at påtage sig hvervet som kasserer, fungerer den ansatte bogholder som kasserer med møderet, men ikke stemmeret, i styrelsen.

Styrelsen nedsætter et forretningsudvalg bestående formand og næstformand samt et tredje medlem. Såfremt et styrelsesmedlem vælges til kasserer, tilfalder den tredje plads i forretningsudvalget også denne. Såfremt der ikke kan vælges en kasserer blandt de fem styrelsesmedlemmer, der ikke er valgt til formand eller næstformand, vælges det tredje medlem af forretningsudvalget frit blandt disse fem styrelsesmedlemmer. I så fald har den ansatte bogholder også møderet, men ikke stemmeret i forretningsudvalget. 

Styrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Der føres referat over styreisens møder.

Stk. 3

SLA’s medlemmer kan danne kredse, typisk inden for et af de tidligere amter eller de nuværende regioner.

Stk. 4

SLA’s medlemmer kan indgå i arkivsamvirker inden for den kommune, de har hjemsted i.

Det står arkiverne og arkivsamvirkerne frit for at organisere sig i kredse eller netværk, der kan varetage organisering af kursusvirksomhed og andet af fælles interesse i et defineret område.

Stk. 5

Stads- og kommunearkiver. som er offentlige arkiver efter arkivloven, herefter kaldet § 7 arkiver, danner, ud over at være ordinære medlemmer af SLA, Sammenslutningen af Kommunearkiver, SKA, hvis virke udøves i henhold til vedtægter, der vedtages af SKA selv og godkendes af SLA.

SLA’s formand deltager i SKA’s bestyrelsesmøder.

Stk. 6

SLA udarbejder årlige arbejdsplaner.

Stk. 7

SLA tegnes af formanden sammen med kassereren (såfremt der er valgt en sådan blandt styrelsens medlemmer) eller af formanden og to styrelsesmedlemmer i forening. Ved optagelse af lån eller lignende større økonomiske dispositioner, kræves dog underskrift af samtlige styrelsesmedlemmer.

Stk. 8

SLA’s regnskab revideres af en generalforsamlingsvalgt, offentligt godkendt revisor. Desuden revideres regnskabet af to kritiske revisorer, der også vælges på generalforsamlingen. Disse vælges for to år, således at en afgår hvert år. Der vælges en revisorsuppleant hvert år.

Stk. 9

SLA’s medlemmer betaler et kontingent.

I disse vedtægters bilag 2 fastlægges sammenhængen mellem indbyggertal, kontingentklasse og stemmeantal. Størrelsen af kontingentet fastsættes på generalforsamlingen efter forslag fra styrelsen.

Stk. 10

SLA’s regnskab føres af SLA’s sekretariat, herunder den ansatte bogholder, efter nærmere aftale med den af styrelsen valgte kasserer eller med styrelsen som helhed.

Stk. 11

Regnskabsåret er kalenderåret.

Stk. 12

SLA hæfter kun med sin formue.

 

§ 5. Generalforsamling

Stk. 1

Generalforsamlingen er SLA’s højeste myndighed, jf. dog § 5 stk. 8. Bilag 2 til vedtægterne definerer, hvor mange stemmer det enkelte medlem har på generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling holdes hvert år i september/oktober.

Stk. 2

Generalforsamlinger skal indkaldes med mindst seks ugers varsel ved udsendelse af mail til medlemmerne, ledsaget af dagsorden. Til den ordinære generalforsamling skal styrelsens beretning, et sammendrag af det reviderede regnskab og styrelsens eventuelle kandidatforslag til valg udsendes til med-lemmerne pr. mail senest fire uger før generalforsamlingens afholdelse. Styrelsens beretning, det samlede reviderede regnskab, sammendraget af regnskabet og styrelsens eventuelle kandidatforslag til valg gøres også senest fire uger før generalforsamlingens afholdelse tilgængeligt på SLA’s hjemmeside.

Stk. 3

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent
2. Godkendelse af forretningsorden for generalforsamlingens afholdelse
3. Forelæggelse og godkendelse af beretnmg
4. Forelæggelse og godkendelse af regnskab
5. Indkomne forslag
6. Budget for det kommende regnskabsår, herunder fastsættelse af kontingent
7. Valg
   • Tre, henholdsvis fire, styrelsesmedlemmer og 2 suppleanter
   • En offentligt godkendt revisor
   • En af to kritiske revisorer
   • En revisorsuppleant
8. Eventuelt

Stk. 4

Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, herunder forslag til vedtægtsændringer, skal være formanden i hænde (pr. post eller mail) senest fire uger forinden og udsendes til medlemmerne (pr. post eller mail) senest tre uger før den berammede dato for generalforsamlingens afholdelse.

Stk. 5

Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af styrelsen. Ekstraordinær generalforsamling kan desuden indkaldes, såfremt en femtedel af de ordinære medlemmer begærer dette, ledsaget af motiveret dagsorden. Styrelsen skal herefter foranstalte den ekstraordinære generalforsamling afholdt senest syv uger efter begæringens modtagelse.

Stk. 6

Ændringer i vedtægterne kan vedtages på generalforsamlingen med almindeligt stemmeflertal, når mindst halvdelen af stemmerne er repræsenteret, eller når 2/3 af de fremmødte stemmer, stemmer herfor.

Stk. 7

Valgbare er personer, der har eller har haft tilknytning til et ordinært medlem som aktiv medarbejder, leder eller bestyrelsesmedlem.

Stk. 8

Afgørelser, dog ikke valg jf. § 5, stk. 3, truffet på generalforsamlingen, skal sendes til urafstemning, såfremt 1/4 af de fremmødte stemmer begærer det. Begæringen skal fremsættes inden generalforsamlingens afslutning, og afstemningen skal være afsluttet inden otte uger efter begæringens fremsættelse.

Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

 

§ 6. Regionale møder

Stk. 1

Mindst én gang årligt indkalder styrelsen medlemsarkiverne til regionale møder til orientering om og drøftelse af væsentlige spørgsmål vedrørende sammenslutningens arbejde og organisation.

§ 7. Udvalg

Stk. 1

Styrelsen kan nedsætte udvalg til behandling af særlige sagsområder. Udvalgene beskikkes normalt for et kalenderår af gangen, og udvalgenes kommissorium og forretningsorden fastsættes af styrelsen

§ 8. Sekretariat

Stk. 1

Sammenslutningens daglige arbejde udføres af sammenslutningens sekretariat. Forretningsudvalget foretager ansættelse og afskedigelse af sekretariatets medarbejdere og fastsætter arbejdsfordelingen mellem medarbejderne, idet det endelige regnskabsmæssige ansvar dog altid påhviler styrelsen.

Stk. 2

Formanden fører tilsyn med sekretariatet og drager omsorg for, at de af generalforsamlingen eller styrelsen trufne beslutninger bringes til udførelse.

§ 9. Opløsning

Stk. 1

SLA kan opløses ved vedtagelse på to på hinanden følgende generalforsamlinger med mindst seks og højst otte ugers mellemrum. På den første af disse kræves det, at 2/3 af de fremmødte stemmer herfor. På den anden kræves blot almindeligt flertal af de fremmødte stemmer. Ved opløsning skal generalforsamlingen dels tage beslutning om placering af SLA’s arkiv dels om anvendelse af eventuelle økonomiske midler, der skal tilfalde almennyttige og/eller velgørende formål.

Således vedtaget den 7. oktober 2017 til ikrafttræden fra dato.

 

Bilag 1 til Vedtægter for Sammenslutningen af Lokalarkiver

Minimumskravene til arkivdrift

• At arkivet indsamler arkivalier m.v. i sit specifikke lokalområde. Det tilstræbes. at arkiver kun har sammenfaldende dækningsområder efter gensidig aftale mellem arkiverne.
• At arkivets samlingers forbliven i offentlig eje garanteres.
• At der er offentlig adgang til arkivet i en månedlig, bekendtgjort åbningstid.
• At brug af samlingerne sker under opsyn, således at gældende tilgængelighedsregler og lovgivning overholdes
• At arkivet sørger for en god arkivmæssig opbevaring samt en forsvarlig journalisering og registrering af materialet.
• At det af vedtægter eller arbejdsgrundlag klart fremgår, hvem der har ansvaret for arkivets drift.
• At arkivet årligt indberetter statistiske oplysninger
• At personer, der tiltræder som arkivleder efter 1. januar 2007, inden for en periode på fire år gennemgår en af SLA godkendt grunduddannelse.

Generalforsamlingen den 13. september 2003 vedtog endvidere følgende:

•  Det anbefales arkiverne, at de holder åbent mindst en gang hver uge.

 

Bilag 2 til Vedtægter for Sammenslutningen af Lokalarkiver

Beregning af kontingent til SLA er baseret på indbyggertallet i medlemsarkivets definerede dækningsområde. På baggrund af indbyggertallet indplaceres hvert medlemsarkiv i en af 12 kontingentklasser.

Et medlemsarkivs stemmeantal er baseret på den kontingentklasse, medlemsarkivet er indplaceret i.

I		Antal indbyggere i dæknings–	Antal stemmer pr. medlemsarkiv
	Kontingentklasse	område
	Klasse 1	Op til 5.000 indbyggere	1 stemme
Klasse2		5.-10.000 indbyggere	1 stemme
	Klasse 3	10.-15.000 indbyggere	2 stemmer
	Klasse 4	15.-20.000 indbyggere	2 stemmer
	Klasse 5	20.-30.000 indbyggere	3 stemmer
	Klasse 6	30.- 40.000 indbyggere	3 stemmer
	Klasse 7	40.-50.000 indbyggere	4 stemmer
	Klasse 8	50.-60.000 indbyggere	4 stemmer
	Klasse 9	60.-70.000 indbyggere	5 stemmer
	Klasse 10	70.-80.000 indbyggere	5 stemmer
	Klasse 11	80.-90000 indbyggere	6 stemmer
	Klasse 12	Over 90.000 indbyggere	6 stemmer

Beregningsgrundlaget (indbyggertallet i et medlemsarkivs dækningsområde) baseres på oplysninger fra Danmarks Statistik. Som grundlag for opkrævning af kontingent og fastsættelse af stemmetal i 2007 anvendes indbyggertallet, jfr. Danmarks Statistik, pr. 1. januar 2007. Herefter ajourføres beregningsgrundlaget hvert andet år.

2. oktober 2021

Forretningsorden for SLA’s styrelse og forretningsudvalg

 

SLA’s vedtægter § 4, stk. 2 fastsætter følgende:

”Styrelsen konstituerer sig med formand og næstformand. Styrelsen nedsætter et forretningsudvalg bestående af formand, næstformand og et medlem af styrelsen. Styrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Der føres referat over styrelsens møder.”

I medfør af ovenstående bestemmelse har SLAs styrelse vedtaget følgende forretningsorden:

1. Styrelsen afholder normalt møde mindst hveranden måned, og det af styrelsen nedsatte forretningsudvalg afholder normalt møde i de måneder, hvor styrelsen ikke mødes. Disse terminer kan der normalt dispenseres fra i sommerferieperioden. Møderne afholdes som hovedregel ved SLA’s sekretariat.
2. To medlemmer af styrelsen og et medlem af forretningsudvalget kan forlange indkaldt til ekstraordinære møder i henholdsvis styrelse og forretningsudvalg, og sådanne møder skal da afholdes senest 14 dage efter den fremsatte begæring.
3. Styrelsen og forretningsudvalget er beslutningsdygtige, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede (for styrelsen fire medlemmer og for forretningsudvalget to).
4. Møderne i styrelsen og forretningsudvalget indkaldes med mindst 10 dages varsel, og dagsorden udsendes med mindst en uges varsel, medmindre alle medlemmer er enige i at dispensere fra disse frister. Alle medlemmer af styrelse og forretningsudvalg skal – forinden dagsorden udsendes – have mulighed for at komme med forslag til punkter, der ønskes optaget på denne. Bilag udsendes normalt pr. mail senest 48 timer før et mødes afholdelse.
5. Møder i styrelse og forretningsudvalg ledes af formanden eller – i dennes forfald – af næstformanden.
6. Følgende punkter er faste på hver dagsorden, medmindre andet besluttes:
7. a. Godkendelse af dagsorden
   b. Godkendelse af referat
   c. Meddelelser
   d. Økonomi
   e. Eventuelt, herunder næste møde
8. SLA’s nuværende styrelse har besluttet – selv om det ikke er foreskrevet i SLAs vedtægter – at udpege en kasserer, og for at sikre, at der altid er fornødent fokus på økonomiske forhold er kassereren medlem af forretningsudvalget på linje med formanden og næstformanden.
9. Der udarbejdes beslutningsreferat af møderne i styrelse og forretningsudvalg. Referaterne udarbejdes af SLA’s sekretariat i samråd med formanden, og de udsendes normalt senest 14 dage efter hvert møde. Indsigelser mod referatet skal normalt være modtaget af sekretariatet senest 14 dage efter, at referatet er udsendt, men den formelle godkendelse af referatet sker først på det efterfølgende møde i henholdsvis styrelse og forretningsudvalg. Ethvert medlem af styrelse og forretningsudvalg har ret til at få tilført referatet eventuelle særstandpunkter i den form, den pågældende selv ønsker. Referaterne er – indtil andet er bestemt – fortrolige, men et kort uddrag offentliggøres normalt på SLA’s hjemmeside og/eller i OmSLAget. Referater af enkelte dagsordenspunkter kan forlanges offentliggjort af ethvert medlem af henholdsvis styrelse og forretningsudvalg.
10. Vedtagelser i styrelse og forretningsudvalg sker med almindeligt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslaggivende.
11. Styrelsen kan invitere suppleanter og gæster til at deltage i møderne, dog uden stemmeret, ligesom forretningsudvalget kan invitere gæster, ligeledes uden stemmeret. Suppleanter indkaldes normalt kun til styrelsens møder, når der er tale om længerevarende forfald.
12. Styrelsen kan nedsætte udvalg efter behov. Når udvalgene nedsættes, vedtager styrelsen et kommissorium for disse samt eventuelt en tidsplan for arbejdet og et budget for dette. Udvalgene fastlægger herudover selv, hvordan de vil varetage opgaverne, og konstituerer sig selv. Der skal dog altid føres referat over udvalgenes beslutninger/indstillinger/arbejde.
13. Alle beslutninger af længerevarende betydning for SLA træffes af styrelsen, så vidt muligt på møderne i denne. Skriftlig behandling af sager kan dog forekomme, når alle medlemmer accepterer dette. Sager af hastende karakter behandles af forretningsudvalget, ligesom det løbende samarbejde med sekretariatet og tilsyn med virksomheden varetages af dette.
14. Kassereren er ansvarlig for, at styrelsen og medlemmerne orienteres om økonomiske forhold i foreningen bl.a. ved udarbejdelse af økonomioversigter til styrelses- og forretningsudvalgsmøder og fremlæggelse af regnskab og budget på årsmøder.
    Kassereren foretager budgetopfølgninger.
    Kassereren tilser, at sekretariatet følger aftalte arbejdsrutiner vedr. økonomi.
    Kassereren er ansvarlig for kontakten til eksterne og kritiske revisorer og tilser, at disses direktiver følges.
15. Denne forretningsorden er vedtaget af SLA’s styrelse maj 2010 og forelægges normalt til godkendelse på det første styrelsesmøde efter hvert årsmøde.
16. Forretningsordenen kan kun fraviges, når alle medlemmer af styrelsen, henholdsvis forretningsudvalget er enige heri.

 

Vejle, 2010.