På torsdag, den 20. september 2018, lægger vi en ny version af Arkibas og arkiv.dk i drift. Denne version er primært en forberedelse til, at vi senere på året lancerer Mit arkiv.dk, som er en ny brugerzone på arkiv.dk, hvor man vil kunne oprette sig som bruger med sit NemID. Samtidig flytter vi alle billeder og øvrige filer fra Azure i Irland til Azure i Holland, for at optimere hastigheden på billedvisning i Arkibas og på arkiv.dk. I den forbindelse bliver vi desværre nødt til at lukke for systemerne i en kort periode.
Vi påbegynder arbejdet torsdag den 20. september 2018 kl.15.00.
Vi forventer at systemet er online igen senest kl.17.00.
I den periode kan systemerne ikke benyttes, og når vi er i luften igen, kan der i en periode forekomme registreringer, hvor billederne ikke vises, indtil alt er synkroniseret. Det meste er naturligvis blevet flyttet og synkroniseret inden flytningen finder sted. Husk at gemme jeres arbejde i god tid, inden vi lukker for systemerne kl.15.00.
På Mit arkiv.dk vil man kunne gemme sine favoritregistreringer, så man nemt kan genfinde dem igen, man vil kunne abonnere på et arkiv eller på en konkret søgestreng, og få en besked, når der kommer nye registreringer til, man vil kunne kommentere registreringer, og man vil kunne købe billeder i høj opløsning til privatbrug i arkivbutikken.
Det er frivilligt for arkiverne, om man vil deltage i arkivbutikken, og om man vil tillade, at der kan kommenteres på arkivets registreringer. Som udgangspunkt er arkivet ikke tilmeldt disse to funktioner.
Hvis arkivet gerne vil tilmeldes en eller begge af disse funktioner, kan man tilmelde sig under menupunktet arkivadministration -> arkivindstillinger. Hvis man vælger at tilmelde arkivet til arkivbutikken, så skal man samtidig angive en standardpris på sine billeder (inkl. moms), samt et kontonr. hvortil Arkibas kan udbetale pengene for salg af billeder.
Kommentarfunktionen
Når man tilmelder sig kommentarfunktionen, så har brugere tilmeldt arkiv.dk mulighed for at skrive kommentarer til arkivets registreringer. Når der kommer en kommentar til en registrering, vil arkivet få besked inde i Arkibas, og arkivet har mulighed for at svare, som arkivet inde fra Arkibas. Brugerne kan rette og slette egne kommentarer, og arkivet har også mulighed for at slette kommentarer, som brugerne har skrevet, hvis brugerne f.eks. ikke kan finde ud af at holde en ordentlig tone eller hvis arkivet vurderer, at kommentaren indeholder personfølsommeoplysninger, som ikke bør vises på arkiv.dk
Arkivbutikken
Når man har tilmeldt sig til arkivbutikken, så skal man beslutte,hvilke billeder, der skal kunne sælges i arkivbutikken. I de enkelte registreringer kan dette gøres på publiceringsfanen, hvor der er kommet et nyt felt. En ny billedregistrering står som udgangspunkt til “må ikke sælges”, men man har mulighed for at vælge om billedet skal kunne hentes gratis på arkiv.dk eller om det skal kunne sælges til den standardpris, som er angivet under arkivindstillinger.
Ønsker man at ændre indstillingerne for alle eller blot nogle af arkivets mange billedregistreringer på en gang, så kan man lave en masseændring under menupunktet registreringsadministration -> masseændringer af registreringer.
Det er naturligvis kun muligt at sælge billeder på arkiv.dk, som er sat til “må publiceres”, og billederne skal som minimum have en opløsning på 1.280 pixels på den længste led, som er størrelsen på visningsformatet på arkiv.dk. Alle billeder under denne opløsning vil ikke kunne sælges på arkiv.dk. Bemærk at det i første omgang kun er enkelt billeder, som der bliver mulighed for at sælge.
Det er muligt for arkivet altid at følge med i salget af billeder under arkivindstillinger -> statistik, hvor der kan trækkes en liste ud over, hvem der har købt hvilke billeder og prisen.
Der bliver sandsynligvis en betaling for at deltage i arkivbutikken, som skal dække de omkostninger, der er forbundet med drive webbutikken. Dette spørgsmål vil bestyrelsen tage stilling til, når de mødes fredag den 21. september. For at minimere det administrative arbejde forbundet med udbetaling af penge fra salg af billeder på arkiv.dk, forventer vi, at udbetale penge en eller muligvis to gange om året. Det vil bestyrelsen også tage stilling til på næste bestyrelsesmøde, hvorefter I vil høre nærmere.
Bemærk, at da Arkibas er momspligtig, så sælges alle billeder på arkiv.dk inkl. moms. Den pris I fastsætter på arkiv.dk, skal derfor tage højde for, at der er tillagt moms, og evt. at I vil blive opkrævet et gebyr for deltagelse i arkivbutikken.
Øvrig funktionalitet
Vi har også lavet lidt anden ny funktionalitet til jer, bl.a. kommer der i Arkibas en ny funktionalitet, som giver mulighed for at gendanne sit kodeord, hvis man har glemt det gamle. Derfor vil man første gang man logger ind i Arkibas, efter den nye funktionalitet er lagt i drift, blive bedt om at indtaste sin e-mailadresse.
På arkiv.dk bliver det muligt i filtreringen at vælge flere typer arkivalier, flere arkiver og flere steder.
Demo-miljøet
I forbindelse med den nye funktionalitet bliver lagt i drift, er det også blevet besluttet, at slette alle registreringer på demo-miljøet og stille et helt tom demodatabase til rådighed for arkiverne. Det gør vi for at leve til de nye regler i databeskyttelsesloven, som bestemmer, at produktionsdata ikke må ligge på et demomiljø. Da vi i sin tid konverterede fra Arkibas4 til Arkibas5, lavede en kopi af produktionsdata til demomiljøet, og det er disse data, som sammen med alt hvad der siden er blevet indtastet, som vi nu sletter. Det eneste, som vi flytter med over i demomiljøerne er de aktive brugere, så I fortsat kan logge ind i miljøerne.