I dag, mandag den 17. december 2018, kl. 12.30 lægger vi en ny version af Arkibas i drift. I den forbindelse vil systemet være nede i 5-10 min. Vi opfordrer jer derfor til at sørge for, at I får gemt jeres arbejde inden den kortvarige nedetid.

Den nye version åbner for upload af af pdf-filer til kildeviseren. De uploadede kilder vil dog i første omgang ikke blive vist på arkiv.dk. Dette bliver først muligt fra den 7. februar 2019, hvor vi officielt åbner for arkiv.dk 2.0. Ud over muligheden for at se digitaliserede kilder, så giver arkiv.dk 2.0 også mulighed for at gemme favoritregistreringer, så man nemt kan genfinde dem, købe billeder i høj opløsning i arkivbutikken, kommentere registreringer og abonnere på nyt materiale fra konkrete arkiver eller når der kommer nyt om et emne, som man interesserer sig for.

Sådan fungerer kildeviseren
Det bliver muligt at uploade digitaliserede kilder til følgende fem registreringstyper: arkivfonde, enkelte artikler, bøger, aviser og tidsskrifter og emnesamlinger.

Registreringstyperne arkivfonde, aviser og tidsskrifter og emnesamlinger fungerer som hidtil ved at man uploader filer på indholdsblokkene. I registreringstyperne enkelte artikler og bøger er der kommet en ny fane med navnet kildeviser, hvor filerne uploades. Filer der uploades direkte på filfanen vil ikke blive vist på arkiv.dk.

Der kan kun uploades pdf-filer til kildeviseren. Billedfiler, Wordfiler mv. vil ikke blive vist. Konverter dem i stedet til pdf-filer inden upload. Er pdf-filerne OCR-scannet, så vil det være muligt at søge i pdf-filens tekst. Det gælder både i Arkibas og på arkiv.dk.

Der kan kun uploades filer, som fylder max. 100 MB. Det har vi valgt, for at filerne ikke bliver for tunge at indlæse i systemet både ved upload, og når de skal hentes ned til læsning. Hvis den kilde, man vil lægge på en registrering, fylder mere end 100 MB, så skal den deles op på flere filer.

En del af jer har allerede uploadet filer til registreringstyperne arkivfonde, aviser og tidsskrifter og emnesamlinger i forventning om, at de vil blive vist på arkiv.dk, når vi åbner for dette. Det har dog desværre vist sig, at dette ikke bliver muligt, da de filer, som hidtil er blevet er blevet uploadet, er uploadet i billedviseren. I skal derfor uploade filerne påny, hvis I ønsker dem vist på arkiv.dk.
Vi har dog lavet et udtræk fra Arkibas, hvor I kan finde henvisninger til alle de arkivfonde, emnesamlinger og aviser og tidsskrifter, som har tilknyttet pdf- og billedfiler, så I let kan genfinde disse registreringer. I kan hente listen her: Liste over registreringer med vedhæftede filer

Ophavsret og klausulering af personfølsomt materiale
Vi gør opmærksom på, at det er de almindelige ophavsret- og klausuleringsregler, der gælder for visning af digitaliserede kilder. For trykt materiale som f.eks. bøger, avisartikler mv. løber ophavsretten typisk i 70 år. I skal derfor være sikre på, at ophavsretten er udløbet eller I har lavet aftaler for visning, inden I gør det tilgængeligt på arkiv.dk.
For arkivalier skal I være opmærksomme på at følge de almindelige klausuleringsregler, så personfølsomt materiale ikke vises, før det er mindst 75 år gammelt og evt. ældre, hvis indholdet taler for dette.

Digitaliserings- og visningsformater af kilder
Digitaliserede kilder fylder naturligvis en del, specielt hvis man vælger at scanne til bevaring i tiff og i en meget høj opløsning. Det er dog ikke tanken, at I skal lægge bevaringsformater i Arkibas, da det vil fylde ganske meget. Vi anbefaler, at I laver et visningsformat af jeres filer, som giver en god læsekvalitet, hvor det er muligt at zoome ind på teksten, og som samtidig fylder mindst muligt.

I samarbejde med nogle af folkene ved Vejle Stadsarkiv, har vi lavet test af forskellige formater, og har følgende anbefalinger til jer:

– Al tekst scannes i farve
– Et dobbeltopslag i en protokol, som ca. svarer til et liggende A3 format, skal være 4.000 pixels i bredden
– Et dobbeltopslag i en bog, som ca. svarer til et liggende A4 format, skal være 3.000 pixels i bredden
– Ved dokumenter mindre end disse formater i bredden, bør antallet af pixels tilpasses tilsvarende
– Tjek altid kvaliteten af scanningen, inden du kommer for langt med arbejdet

Ovenstående anbefalinger er vejledende, og det er i virkeligheden først, når man ser kvaliteten af scanningen, at man kan afgøre, om den er god nok, så sørg for, at billedet ikke bliver uskarpt, når man zoomer langt ind på teksten.

OCR-behandling af pdf-filer
Det er muligt at OCR-scanne alle billedfiler, som består af trykt tekst, og derefter konvertere dem til en søgbar pdf-fil. Til dette kan vi anbefale programmet Fine Reader, der er et købeprogram. Det koster 199 Euro, som man evt. kan søge penge til igennem Velux Fonden. Det kan findes her: www.abbyy.com/en-au/finereader. Vil man hellere benytte et gratisprogram, så kan vi anbefale FreeOCR, som kan hentes her: www.paperfile.net.

Kurser i scanning og OCR-behandling
I forbindelse med lanceringen af den nye kildeviser begynder vi i 2019 at udbyde et nyt kursus i scanning og OCR-behandling af kilder.

Kurserne finder sted i Vejle på følgende dage:
– Tirsdag den 5. februar 2019
– Onsdag den 12. marts 2019
– Torsdag den 11. april 2019

Tilmelding på danskearkiver.dk/arkivkurser.
Medbring gerne selv kilder og et usb-stik til at gemme det scannede materiale på.