Vi har de seneste par uger udsendt nye databehandleraftaler, og i den forbindelse har der rejst sig nogen bekymring og spørgsmål, som vi gerne vil uddybe med denne nyhedsmail.

Hvad er en databehandleraftale
Når en dataansvarlig (arkiverne) overlader persondata til en databehandler (Arkibas), så skal der indgås en skriftlig databehandleraftale, hvor den dataansvarlige udstikker nogle regler for, hvordan en databehandler skal behandler de persondata, som den dataansvarlige overlader til databehandleren. Dette kaldes også en instruks. Databehandleraftalen sikre at databehandleren behandler personoplysningerne korrekt og efter reglerne, den sikre fortrolighed og beskriver, hvad databehandleren gør for at sikre personoplysningerne. Det kan I læse mere om på siden Persondatakonsulterne, hvor I også kan se nogle korte videoer, som beskriver hvad en databehandleraftale er.

Tidligere har der i en kommune ikke været lavet databehandleraftaler med alle arkiver, men blot med licensholderen – typisk arkivsamvirket eller et større arkiv i kommunen. Med den nye databeskyttelseslov udvider vi nu omfanget til at omfatte alle arkiv, som benytter Arkibas. Det gør vi, da licensholder typisk ikke ved, hvad og hvordan det enkelte arkiv registrerer data i Arkibas, og dermed ikke kan være ansvarlig for alle.

Hvad må vi nu lægge i Arkibas og på arkiv.dk?
Den nye databehandleraftale ændre intet i forhold til tidligere. I må stadig gerne lægge persondata i Arkibas og på arkiv.dk, men I skal naturligvis overholde reglerne om offentliggørelse af persondata. Det kan I læse mere om i vores vejledning på SLA’s hjemmeside.

Hvordan skal aftalen udfyldes?
Databehandleraftalen udfyldes med arkivets navn, adresse og cvr-nummer på første side. Hvis arkivet ikke har et CVR-nummer, så springer I dette over. I må meget gerne slette den gule markering og klammerne omkring navn, adresse og CVR-nummer.

På side 11 skal I udfylde med navn, stilling og underskrive på god gammeldagsvis med en kuglepen. Her skal I også huske, at slette den gule markering og klammerne omkring navn og stilling.

I bilag 3 på side 21 og 22 skal I afkrydse, hvilken type personoplysninger I behandler i Arkibas. I skal som minimum afkrydse i feltet almindelige personoplysninger, da I alle har personnavne i Arkibas. Rigtig mange af jer, vil også i et eller andet omfang have følsomme personoplysninger i Arkibas. Har I f.eks. billeder af sognepræster og konfirmander, så har I også oplysninger om religiøs overbevisning. Billeder af sognerådsmedlemmer og politikere bør udløse et kryds i politisk overbevisning og billeder af 1. maj demonstrationer bør udløse et kryds i fagforeningsmæssige tilhørforhold. Overvej grundigt hvilken type billeder og oplysninger I har af denne art, så I får sat krydserne korrekt.

I er også velkommen til at tilføje yderligere oplysninger til punkt 5, hvis I mener, at der er behov for det, men det er ikke nødvendigt.

Hvordan og returnerer jeg aftalen?
Langt det lettest vil være, at I udfylder side 1, og sætter krydserne på side 21 og 22, og returnere hele Word-dokumentet til os. Side 11 udfylder I med navn og stilling, printer ud, underskriver, scanner og returnere til os, sammen med Word-dokumentet, enten som en pdf-fil eller som en billedfil.

Dokumenterne returneres til Arkibas på arkibas@arkibas.dk.

Når vi får dokumentet retur, så sørger vi for, at samle det korrekt. Det bliver underskrevet af os, hvorefter vi retunere en kopi af den fulde og underskrevne aftale til jer.

Har I spørgsmål til det fremsendte, så kontakt Dorthe Søborg Skriver på arkibas@arkibas.dk eller på 76 40 13 80.

Arkibas ønsker alle en god sommer.