25. maj trådte den nye databeskyttelseslov i kraft. I offentligheden har der været stor fokus på de regler, som offentlige myndigheder, virksomheder og foreninger skal leve op til i forhold til beskyttelse af kunders og medlemmers persondata, hvorimod de informationer, som arkiver og andre kulturinstitutioner indsamler og opbevarer, ikke har fået megen opmærksomhed. Og det er der en god grund til, for Datatilsynet og EU har endnu ikke prioriteret at lave fortolkninger og vejledninger til de regler, der gælder for arkivernes behandling af personoplysninger, og som behandles i persondataforordningens artikel 89. Rigsarkivet har heller ikke endnu meldt noget ud om, hvordan vi som arkiver skal forholde os til den nye lovgivning.

Her hos SLA og Arkibas vil vi naturligvis meget gerne rådgive vores medlemmer på bedst mulig vis, og allerhelst vil vi gerne melde noget meget konkret ud, som I kan forholde jer til, men i denne sag finder vi det på nuværende tidspunkt meget svært at komme med nogle meget konkrete meldinger. Vi har dog lavet en første og foreløbig vejledning til jer med de regler, som vi kender til lige nu, og de overvejelser, som I bør gøre jer. I finder vejledningen på vores hjemmeside https://danskearkiver.dk/om-foreningen/raad-og-vejledning/arkiverne-og-ny-databeskyttelseslov/.

Vejledningen omhandler i første omgang primært jeres brug af billeder, men reglerne i databeskyttelsesloven dækker naturligvis alle jeres samlinger, som indeholder persondata, og derfor vil mange af de overvejelser, som skitseres i vejledningen, også kunne overføres på andet materiale.

Vi ved, at der lige nu sidder et udvalg under EU-parlamentet, som arbejder med fortolkningen og vejledninger til artikel 89, og så snart de har meldt noget konkret ud om behandling af persondata til arkivformål, så vil vi revidere vores vejledning.

Ud over jeres behandling af persondata til arkivformål, så har mange af jer også en forening bag arkivet, hvor I behandler persondata om jeres medlemmer. I forhold til denne del af jeres virke skal I også overholde nogle regler, bl.a. skal I kunne dokumentere, at I overholder reglerne i databeskyttelsesloven i form af en privatlivspolitik. Center for Frivilligt Socialt Arbejde har udarbejdet en meget udførlig rådgivningsguide møntet på frivillige foreninger, hvor man også kan finde diverse skabeloner bl.a. til en privatlivspolitik. Denne guide vil vi gerne anbefale jer at læse igennem og bruge i jeres videre arbejde med at få jeres forening til at leve op til reglerne i databeskyttelsesloven.
Her kommer link til siden: https://frivillighed.dk/guides/regler-for-persondata-i-foreninger-0.

SLA og Arkibas ønsker alle en god og varm sommer.