Licensen på Arkibas stiger
Arkibasbestyrelsen afholdt fredag den 4. december årets sidste bestyrelsesmøde, hvor vi bl.a. skulle fastsætte licensen for 2021. Det blev besluttet at lade prisen på licensen stige med 8 pct. i 2021 og en forventet lignende prisstigning i 2022. Det er en stor prisstigning, taget i betragtning at licensen normalt kun stiger med 2 pct. Mange faktorer har imidlertid spillet ind i beslutningen.
Dyre driftsopgaver
Arkibas er i sin tid sat i verden for at tilbyde arkiverne i Danmark en mulighed for at registrere deres samlinger digitalt i et system skræddersyet til arkiver og til en forholdsvis billig pris. Alle sammen gode og idealistiske principper, som vi stadig gør alt for at holde fast i. Men det er dyrt at drive og udvikle IT, og de seneste år har budt på mange nye udefrakommende udfordringer og krav, som vi skal leve op til på linje med alle andre mere kommercielt drevne IT-virksomheder.
Bevillinger til udvikling
De store udviklingstiltag har Arkibas altid finansieret ved hjælp af fondsmidler. Springet fra Arkibas4 til Arkibas5 og nyudviklingen af arkiv.dk er ligeledes blevet til på denne måde. Af to omgange har vi modtaget penge fra A.P. Møller Fonden – i alt kr. 4,3 mio. – til udviklingsarbejdet over de sidste syv år. Det er vi yderst taknemmelige for – uden dem havde vi ikke haft Arkibas5 eller arkiv.dk. Hertil skal lægges enorme mængder af arbejdskraft som lønnede og frivillige har lagt i udviklingsarbejdet.
Finansieringen indtil nu
Arkibas har naturligvis også selv investeret penge i udviklingsarbejdet, nemlig en tredjedel – altså kr. 2,15 mio. Hertil kommer de penge, der er lagt i udviklingsarbejde uden for de omtalte projekter. De penge, som Arkibas selv har lagt i udviklingsarbejdet kommer dels fra midler, som var opsparet i Arkibas igennem en årrække, fra man afsluttede udviklingen af Arkibas4 til man påbegyndte udviklingen af Arkibas5, dels fra Arkibas’ årlige indtægter og dels som tilskud fra SLA. Arkibas har, når de faste udgifter til løn, drift, husleje mv. er betalt ca. kr. 250.000, som kan kastes ind i udviklingsarbejdet. Det kommer man ikke langt med, når der skal betales for udviklingstimer hos et IT-firma. Derfor har Arkibas igennem årene spist af sine opsparede penge og sin egenkapital. I 2018 og 2019 har vi været nødsaget til at låne penge fra SLA for at kunne gennemføre de udviklingstiltag, som vi havde lovet brugerne, og som vi havde fået penge til fra A.P. Møller Fonden. Vi må dog nu erkende, at vi ikke kan fortsætte ad denne vej. Det har hverken Arkibas eller SLA råd til.
Udgifter til servere
For at drive Arkibas og arkiv.dk skal vi have et antal servere kørende. Det er nødvendigt for at drive selve programmerne og søgemaskinen, og for at kunne lagre de indtastede data og uploadede filer. Hele dette server-setup koster årligt i omegnen af kr. 300.000. En pris som igennem årene er steget markant, efterhånden som vi har udviklet nye funktioner og opsat backup på alle lagrede filer mv.
Optimering og vedligehold af systemerne
Optimering og vedligehold af systemerne er et andet vigtigt aspekt af driften, som vi nu er nødt til at rette vores fokus på. Det er nødvendigt for, at vi fortsat kan drive et hurtigt, stabilt og sikkert system. Det drejer sig blandt andet om optimering af svartider, opdatering af bagvedliggende software og ikke mindst sikkerhed og overholdelse af GDPR-krav.
GDPR
En af de ting, som også i disse år udfordrer Arkibas’ økonomi, er de lovgivningsmæssige krav, som er kommet til med GDPR-forordningen. Det er bl.a. krav om tekniske foranstaltninger i Arkibas for at beskytte systemet og de personoplysninger, som ligger her, og krav til slettepolitikker af logfiler mv. Det er opgaver, der skal løses, men som fra en brugervinkel nok er temmelig usynlige. Vi har netop nu her op til jul taget fat på at løse disse opgaver, for at systemet kan blive compliant, som det hedder i GDPR-verdenen. Hertil kommer krav til udarbejdelse af nye databehandleraftaler, sikkerhedspolitikker, risikovurderinger, beredskabsplaner mv., som skal danne grundlag for, at vi kan få udarbejdet en revisionserklæring om, at vi lever op til kravene i GDPR-forordningen. Dette skal der årligt følges op på eventuelt med efterfølgende revision. Det er en stor opgave, som er yderst kompleks at give sig i kast med. Vi har i en periode selv forsøgt at løse dem, men vi bliver nødt til at erkende, at opgaverne er så komplekse, at vi må inddrage ekstern. Det er kedelige penge at bruge på noget, som ikke kommer arkiverne eller vores brugere på arkiv.dk synligt til gode, men det er en opgave, som vi lovgivningsmæssigt er pålagt i lighed med alle andre IT-virksomheder i hele EU.
Ovenstående er årsagerne til, at vi nu finder det bydende nødvendigt at hæve licensen ud over det sædvanlige, selv om vi kender til de begrænsede midler, mange arkiver råder over. Vi arbejder sideløbende på at finde andre veje til finansiering af den daglige drift. Det er for eksempel gennem politiske initiativer, nye samarbejdspartnere, nye brugere af Arkibas etc.. Vi drøfter også løbende muligheden for at indføre betaling for hosting af filer ud over de 100 GB, som følger med i licensen. Det bliver ikke aktuelt i 2021, men vi vil kigge nærmere på det i løbet af det kommende år. Det kunne for eksempel være at lave en decideret opbevaringsløsning til en konkurrencedygtig pris i Arkibas til de arkiver, som ønsker at benytter Arkibas til at lagre store tiff-filer.
VISDA-aftalen
I år er aftalen med VISDA om betaling for tilgængeliggørelse af kulturhistoriske billeder i søgedatabaser på internettet blev evalueret.
Først på året har der været drøftelser internt blandt underskriverne for kulturinstitutionerne om evt. ønsker til ændringer. I august blev der afholdt møde med VISDA, og i oktober blev et tillæg til den oprindeaftale underskrevet af parterne.
Ændringerne til aftalen er små og drejer primært om nogle få ændringer til indberetningsformerne og indberetningstidspunktet. Fremover vil aftalen følge kalenderåret, og indberetningstidspunktet flytter derfor fra 31. oktober til 1. februar. Her hos Arkibas sørger vi for at trække alle tallene for Arkibasbrugerne i januar måned, og de faktureres som sædvanligt sammen med den årlige licens. VISDA-gebyret faktureres bagud, så beløbet på licensfakturaen for 2021 dækker billederne for 2020. For 2020 bliver aftalen pristalsreguleret med 0,58 pct., og I kan finde de nye priser på SLA’s hjemmeside.
Se prisen på Arkibaslicensen og VISDA-gebyret på SLA’s hjemmeside: https://danskearkiver.dk/arkibas/licenser-priser-vilkaar/
Den oprindelige aftale med VISDA, og det nye tillæg kan I finde på ArkibasWiki. Her følger link til siden: https://arkiwiki.dk/artikler/visda/.
Arkibas ønsker alle en glædelig jul og et godt nytår. Kontoret er ferielukket fra den 23. december 2020 til den 3. januar 2021.